home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / MEDISOFT_ V4.14a Medical Patient / MEDI414A.exe / MAHELP8.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-07-26  |  5KB  |  114 lines
  1. *1 Month-end Processing
  2. >UPDATE  End of Period Update
  3.  
  4.   End of Period Update:  Enter "Y" if you want to update the current 
  5.   transactions into history.  If you don't want to do the end of period 
  6.   update press [Enter] or enter "N" and the cursor jumps down to Purge 
  7.   Appointments.
  8. >1   
  9.  
  10.   Enter End of Period Date:  Enter the cutoff date that you want to use
  11.   for the  end of period in  MMDDYY format.   Press [Enter] to use the 
  12.   current system date. The date you enter here is used as a cutoff date,
  13.   meaning  that only  entries with  dates up to and including this date
  14.   will be removed from the current entry file.  This date should be the 
  15.   last day of the billing  period that  you wish to close.  The balance  
  16.   forward that appears on patient ledgers, statements and other reports 
  17.   will  appear with this date. 
  18. .PA
  19. >2   
  20.  
  21.   Delete Charts With Zero Balances: Enter "Y" to delete patients with  a 
  22.   zero  balance.   Enter  "N" or press [Enter] if you do  not  want  to 
  23.   delete  patients with a zero balance.  Use a great deal of  care  with 
  24.   this  operation!   Once  a  chart number is  deleted  it  may  not  be 
  25.   recovered. 
  26. .PA
  27. >3  
  28.  
  29.   Zero Balance Cutoff Date: If you are deleting zero balance charts, you 
  30.   must  enter  a  date here in MMDDYY format.  Any  chart  with  a  zero 
  31.   balance and date of last payment that is prior to the cutoff date will 
  32.   be deleted. 
  33. .PA
  34. >4   
  35.  
  36.   Enter  Range  of  Chart Numbers:  Enter a beginning  and  ending chart 
  37.   number  separated  by  a dash to limit  the  patients  considered  for 
  38.   updating.  Or, press [Enter] to update all patient charts. 
  39. .PA
  40. >5  
  41.  
  42.   Enter  Range  of Billing Codes:  Enter a beginning and ending  billing 
  43.   code separated by a dash to limit the patients updated to those with a 
  44.   specific  billing  code.  Or, press [Enter] to include  all  patients 
  45.   regardless of billing code. 
  46. .PA
  47. >6  
  48.  
  49.   Enter  Range  of Indicators:  Enter a beginning  and  ending indicator 
  50.   separated by a dash to limit the group of patients updated.  Or, press 
  51.   [Enter] to include all patients regardless of indicator.
  52. .PA
  53. >7   
  54.  
  55.   Purge Appointments:  Enter "Y" to purge appointments.  Enter "N" or
  56.   press [Enter] to leave all appointments in the appointment file.
  57. .PA
  58. >8  
  59.  
  60.   Appointment  Cutoff  Date:   If you  answered  "Y"  to  the preceding
  61.   question  you must enter a date in  MMDDYY format to  allow  MediSoft
  62.   Advanced  to determine the group of appointments  to  purge. 
  63. .PA
  64. >11  
  65.  
  66.   Purge History Transactions: Enter "Y" to purge old billing transactions
  67.   from your transaction history file.  Enter "N" or press [Enter] to 
  68.   leave those history entries in the file.  History entries should be 
  69.   periodically  purged  from  your history files.   A  large  number  of 
  70.   history   transactions  uses  too  much disk space and  makes MediSoft 
  71.   Advanced run slower.  
  72.   NOTE:  Only transactions with document totals of zero will be purged 
  73.   from history.
  74. .PA
  75. >12  
  76.  
  77.   History Transaction Cutoff Date:  If you answered "Y" to the preceding 
  78.   question  you  must enter a date in  MMDDYY format  to allow  MediSoft 
  79.   Advanced  to determine which billing entries you wish to  remove  from 
  80.   your history file.  Only those entries currently in the history file
  81.   will be evaluated for removal.
  82. .PA
  83. >13  
  84.  
  85.   Purge Deposit/Insurance Analysis:  Enter "Y" to purge the deposit file 
  86.   and the insurance analysis file.  Enter "N" or press [Enter] to leave 
  87.   all deposits in the deposit file and information in the insurance 
  88.   analysis file.
  89. .PA
  90. >14  
  91.  
  92.   Deposit  Cutoff  Date:   If you  answered  "Y"  to  the preceding
  93.   question  you must enter a date in  MMDDYY format to  allow  MediSoft
  94.   Advanced  to determine the group of deposits to purge and the cutoff
  95.   date for entries in the insurance analysis file. 
  96. .PA
  97. >15  
  98.  
  99.   Purge Audit Entries:  Enter "Y" to purge all audit entries.  Enter "N"
  100.   or press [Enter] to leave all audit entries in the audit entry file.
  101. .PA
  102. >CONT
  103.   
  104.   After you have answered the preceding questions a screen will  display 
  105.   showing you the exact actions  MediSoft  Advanced will take based upon 
  106.   your  instructions.   After verifying that the  information  shown  is 
  107.   correct, press "Y" to continue with the update.  If you do not wish to 
  108.   continue, press "N".
  109.   
  110.   IMPORTANT:   We  advise that  you  make a   backup  of  your  MediSoft 
  111.   Advanced  data  before  using  this or any  operation on the Utilities  
  112.   menu.
  113. *  
  114.